Ne kapkodj! A három szög szabálya megmutatja, mikor jó halogatni

1. A mai napig léteznek önkényeskedő főnökök, akik úgy gondolják, hogy ha valaki elvégezte az összes munkáját, akkor további feladatokkal kell leterhelni. Mindegy, mivel, a lényeg, hogy dolgozzon. A munkavállaló megérti: ilyen helyzetben nincs értelme sietni a feladatok és projektek leadásával, ha utána úgyis kényszerítenek, hogy csinálj valami teljesen értelmetlen dolgot.
2. A három szög szabálya jól működik akkor is, ha a feladat és a végrehajtó között sok a köztes láncszem. Ilyenkor, mint a „suttogó telefon” játékban, a feladatleírás a megrendelőtől a végrehajtóig tartó úton számos változáson megy keresztül, amelyek közül sok felesleges, néhány pedig egyenesen káros. Ebben a helyzetben néha nagyon hasznos várni: nagy az esélye, hogy minden, ami nem sürgős és nem szükséges, valóban magától eltűnik.
3. Egy másik lehetőség, hogy a főnök elszakadt a valóságtól, és alapvetően felesleges vagy teljesíthetetlen feladatokat ad. Ilyenkor tényleg van értelme csak a harmadik-negyedik emlékeztető után nekilátni a munkának.

A 80/20-as szabály és az Eisenhower-mátrix

Meglepő, de léteznek hasonló időgazdálkodási szabályok és elvek, amelyek szerint egyáltalán nem kötelező minden rád bízott munkát elvégezni.

A Pareto-elv, vagyis a 80/20-as szabály kimondja, hogy az eredmények 80%-át az erőfeszítések 20%-ával érjük el. Ha a munkahelyeden elvégzed a feladataid 20%-át – a legfontosabbakat és a cég számára legszükségesebbeket –, akkor a tevékenységed már 80%-ban hatékony lesz. És maga a cég, pontosabban a vezetősége, általában szintén a figyelmének 80%-át fordítja az ügyfelek azon 20%-ára, akik a profitot hozzák. Én személy szerint ezt az ügyfeleken nem ellenőriztem, de az otthoni teendőkkel ez a szabály egyértelműen működik.

Egy amerikai elnök azt mondta: „Kétféle problémám van: a sürgős és a fontos.” Eisenhower ügykezelési módszerét egy mátrixba foglalták, amely a mai napig büszkén viseli az elnök nevét.

Biztosan már kitaláltad, hogyan működik ez az időgazdálkodási módszer, de a biztonság kedvéért elmagyarázom:

1. A bal felső blokk, a „sürgős és fontos” – ezek azok a teendők, amelyeket haladéktalanul el kell végezni a következmények elkerülése érdekében, mivel ezek rendkívül negatívan befolyásolhatják az egész tevékenységünket vagy akár az életünket. Például, hevesen megfájdul a fogad, az ügyfélnek sürgősen el kell indítania egy projektet, vagy fel kell hívnod egy partnert. Ezeket a feladatokat általában semmilyen módon nem lehet elhalasztani vagy félretenni, még akkor sem, ha van rá ok. A felhalmozásuk pedig határozottan nem ajánlott.
2. A jobb felső négyzet a fontos, de nem sürgős teendőket tartalmazza. Ezekre a projektekre és feladatokra kell a legtöbb munkaidődet fordítanod, mivel ezek hozzák a legértékesebb eredményt. Sok közülük a személyes fejlődéseddel kapcsolatos.
3. A bal alsó négyzet a nem fontos, de sürgős feladatokat tartalmazza, amelyek többségét automatizálni, delegálni vagy optimalizálni lehet. Példa: írnod kell egy válaszra váró ügyfélnek, meg kell javítani egy elromlott monitort stb.
4. Nos, a negyedik négyzetről, azt hiszem, minden világos. Nálam ide kerülnek azok a teendők, amelyek hosszú ideig változatlanul vándorolnak a határidőnaplóm egyik oldaláról a másikra. Ha például másfél hete nem tudok eljutni egy tervezett kiállításra, akkor az esemény nyilvánvalóan számomra se nem sürgős, se nem fontos. És ha egyszerűen kihúzom a teendők listájáról, semmi sem fog változni. Szóval – nyomjuk meg a Delete gombot.

A következtetés egyszerű: nem kell görcsösen ragaszkodnod ahhoz, hogy abszolút minden tervezett teendőt elvégezz. Ez a kiégéshez és a krónikus fáradtsághoz vezető út. Tedd azt, amit a harmadik szögre akasztasz, dolgozz azokon a projekteken, amelyek a siker és az elégedettség érzésével töltenek el, és amelyekből a legtöbb eredményt kapod.

Természetesen a három szög szabályát nem lehet mindenhol szó szerint megvalósítani. Például sok állami intézményben, akár akarod, akár nem, mindent az utolsó betűig meg kell csinálni. De a módszert átviheted a mindennapi életedbe, és hidd el, ott sem fog kevesebb hasznot hozni.

Meséld el, te hogyan birkózol meg a feladatok és projektek halmazával? Működik-e a te szervezetednél/cégednél a fent felsorolt szabályok valamelyike, vagy a főnökség minden ok és értelem nélkül terhel le?